Copie conforme de documents

La certification conforme est le document qui atteste que la reproduction d'un document est conforme à l'original.

Cette certification n'a aucune portée juridique et depuis 2001, elle ne peut plus être exigée de la part des institutions françaises. (Décret n° 2001-899 du 1er octobre 2001 abrogeant la certification conforme des copies de documents délivrés par les autorités administratives)

Depuis 2001, les services administratifs, les mairies et les entreprises n'ont plus le droit d'exiger la production d'une copie certifiée conforme à l'original d'un document administratif.

Ces demandes concernaient auparavant les copies de diplômes, réclamées lors des inscriptions universitaires, les copies des états de service militaire... La production d'une photocopie simple du document original, dès lors qu'elle est lisible, doit désormais être toujours acceptée. En cas de doute sur la validité de la copie produite ou envoyée, ces administrations ou autres organismes peuvent demander de manière motivée, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, la production de l'original. Les procédures en cours sont alors suspendues jusqu'à la production de l'original.

Attention : les fraudes ou tentatives de fraudes sont passibles de sanctions pénales et peuvent conduire à la suspension de l'instruction ou au retrait des droits dont le bénéfice est demandé.

En revanche, il est possible pour une administration étrangère d'exiger une copie certifiée conforme. Dans ce cas, les services administratifs sont tenus de certifier les documents qui leur sont présentés. Réciproquement, les administrations françaises peuvent demander la certification des copies de pièces établies par les administrations étrangères, qui leur sont présentées par certains usagers à l'appui de leur dossier.

De manière générale, une certification ne peut, en aucun cas, suppléer à l'original lorsque celui-ci est demandé.

De plus, dans tous les cas, le Maire ne peut pas certifier :

- les documents lorsque la certification est de la compétence exclusive de l'autorité qui détient la minute de l'acte,
- les actes dressés par les Officiers Publics : notaires, greffiers,
- toutes pièces provenant des tribunaux,
- les certificats de nationalité,
- toutes pièces d'état civil,
- les extraits de casier judiciaire,
- les documents bancaires,
- tous documents privés,
- les lettres et contrats commerciaux.

Informations pratiques

Pour obtenir une certification conforme, présentez-vous à l'Hôtel de Ville muni d'un justificatif de domicile sur Melun de moins de 3 mois, de votre pièce d'identité et du document à faire certifier. Vous devrez préciser à l'agent, le nom de l'organisme réclamant le document.